การสร้างจดหมายเวียน

จดหมายเวียน
จดหมายเวียน คือ จดหมายทีมีข้อความเติมซ้ำๆ กันทุกๆ ฉบับ จดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น ตัวอย่างจดหมายประเภทนี้ ได้แก่ จดหมายเชิญตัวแทนจำหน่ายสินค้ามาประชุมที่สำนักงานใหญ่ จดหมายนี้จะมีข้อความเชื้อเชิญมาประชุมเหมือนกันทุกฉบับ แต่ละฉบับจะแตกต่างกันเพียงชื่อและที่อยู่เท่านั้น ลองคำนวณดูว่าถ้าคุณมีตัวแทน 300 คน คุณต้องแก้จดหมายในที่เดิมๆ มากมายเพียงใด

เริ่มต้นกับจดหมายเวียน

วิธีการทำจดหมายเวียน การใช้ Microsoft Word ปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนดังกล่าวอาจทำได้ง่ายขึ้น โดยคุณสร้างจดหมายที่มีข้อความจะใช้ร่วมกันไว้ก่อน จากนั้นก็กำหนดให้ Word ใส่ข้อความที่แตกต่างกันนั้นโดยอัตโนมัติ วิธีดังกล่าวมีขั้นตอนดังนี้
เริ่มแรกด้วยการสร้างเนื้อความในจดหมาย ขั้นตอนแรกของการทำจดหมายเวียนก็คือ การจัดทำตัวจดหมายที่มีข้อความที่จะใช่ร่วมกัน เราเรียกจดหมายนี้ว่า เอกสารหลัก โดยคุณต้องเว้นที่ว่างไว้สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นของผู้รับต่อจากนั้นก็ให้ Save จดหมายนี้เก็บไว้เพื่อไว้ใช้ในคราวต่อๆ ไปสร้างตารางข้อมูลของผู้รับจดหมาย

การเตรียมแฟ้มจดหมาย
การสร้างตารางข้อมูลของผู้รับจดหมาย ขั้นตอนที่สองที่คุณต้องทำก็คือ การเก็บข้อมูลต่างๆ ของผู้รับจดหมายเช่น ชื่อ ที่อยู่ ตำแหน่ง บริษัท ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้จะถูกเก็บในลักษณะเป็นแบบฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า แหล่งเก็บข้อมูล คือ คุณสามารถดึงข้อมูลมาใช้ได้ทุกเมื่อตามต้องการ วิธีการสร้างตารางเพื่อเก็บข้อมูลต่างๆ ทำได้ดังนี้
1. เครื่องมือ => จดหมายเวียน จะปรากฎ กรอบโต้ตอบตัวช่วยเหลือจดหมายเวียน
2. คลิกเมาส์ สร้าง => จากจดหมาย
3. คลิกเมาส์ ที่ปุ่มหน้าต่างที่ใช้งานอยู่ เพื่อกำหนดว่าจะสร้างจดหมายเวียนจากจดหมายฉบับที่คุณกำลังเปิดอยู่นี้
4. คลิกเมาส์ ที่ปุ่มรับข้อมูล => สร้างแหล่งข้อมูล จะปรากฎกรอบโต้ตอบขึ้นมา
5. เลือกหัวข้อเขตข้อมูลที่จะใช้ในตารางข้อมูล โดยดูหัวข้อรายการจากชื่อเขตข้อมูลในบรรทัดนำ โดยสามารถกำหนด ดังนี้
- ถ้าหัวข้อใดไม่ต้องการให้คลิกเมาส์เลือกหัวข้อนั้น แล้วคลิกเมาส์ที่ปุ่มเอาชื่อเขตข้อมูลออก
- ถ้าต้องการเพิ่มหัวข้อลงในรายการ ให้กรอกหัวข้อใหม่ในกรอบชื่อเขตข้อมูล : จากนั้นใหคลิกเมาส์ที่ปุ่ม เพิ่มชื่อเขตข้อมูล
6. เมื่อทำการกำหนดเรียบร้อยให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม ตกลง
7. ตั้งชื่อไฟล์และกำหนดตำแหน่งสำหรับ save ตารางฐานข้อมูล
8. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม save ก็จะปรากฎกรอบโต้ตอบ
9. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม แก้ไขแหล่งข้อมูล ก็จะปรากฎรูปแบบการกรอกข้อมูลขึ้นมาเพื่อจะใส่ข้อมูลของผู้รับจดหมายในตารางฐานข้อมูล

การเตรียมแฟ้มข้อมูล

การทำจดหมายเวียนที่มีแฟ้มข้อมูลอยู่แล้ว
การรวมจดหมายเวียนเข้ากับข้อมูลสามารถทำใหม่ได้ทุกครั้งที่ต้องการ ถ้ามีแฟ้มจดหมายและแฟ้มข้อมูลที่เคยสร้างด้วยโปรแกรมจดหมายเวียนอยู่แล้วเพียงแต่เปิดแฟ้มจดหมาย ก็จะสามารถทำการรวมจดหมายในขั้นตอนใส่เขตข้อมูลได้เลย
การพิมพ์ข้อมูลเพิ่มในแฟ้มข้อมูล สามารถทำได้ดังนี้
1. เปิดแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มจดหมาย
2. คลิกคำสั่ง เครื่องมือ => จดหมายเวียน
3. คลิกคำสั่ง รับข้อมูล => เปิดแหล่งข้อมูล
4. เลือกแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ
5. คลิกคำสั่ง แก้ไข
6. คลิกชื่อแฟ้มที่ปรากฎจะปรากฎกรอบโต้ตอบฟอร์มว่างขึ้นมา ให้ทำการพิมพ์ข้อมูลเพิ่ม แต่ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่แล้วเดิมให้คลิกปุ่มลูกศรถอยหลัง หรือเดิมหน้าทีละระเบียน หรือเดิมหน้าไปยังระเบียนแรกของแฟ้ม หรือถอยหลังไปยังระเบียนสุดท้ายของแฟ้ม
7. คลิก คำสั่ง OK

การใส่ชื่อเขตข้อมูลลงในตารางฐานข้อมูล
1. กรอกข้อมูลต่างๆของผู้รับ โดยต้องกรอกให้ตรงกับหัวข้อที่คุณได้กำหนดไว้
2. เมื่อกรอกข้อมูลของคนแรกเรียบร้อยให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม เพิ่มใหม่ สำหรับจะกรอกข้อมูลของคนต่อไป
3. เมื่อกรอกข้อมูลครบทุกคนแล้วให้คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง

กำหนดตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย
1. คลิกเมาส์ในตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย
2. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน จะปรากฎหัวข้อที่กำหนดได้ในตารางฐานข้อมูล
3. คลิกเมาส์เลือกหัวข้อ คือ จะเป็นการแทรกชื่อ หรือข้อมูลต่างๆที่เราจะเลือกใส่ จะปรากฎหัวข้อที่คุณเลือกในจดหมาย
4. ทำข้อ 2 และ 3 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าคุณจะกำหนดหัวข้อที่ต้องการเรียบร้อย

ทำการทดสอบผลลัพธ์
การสร้างจดหมายเวียนคุณสามารถทดสอบว่าผลลัพธ์นั้นถูกต้องตามที่คุณต้องการหรือไม่ โดยจะมีเมนูในการทำงาน ดังนี้
1. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม เพื่อกำหนดให้แสดงผลลัพธ์
2. ตรวจสอบผลลัพธ์ในจดหมายฉบับแรก
3. คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม สำหรับตรวจดูจดหมายฉบับต่อๆ ไป
ใส่ข้อมูลของผู้รับในจดหมาย
เมื่อผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องเป็นที่น่าพอใจแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกำหนดสิ่งต่างๆ ลงในจดหมายเวียนของคุณโดยคุณสามารถเลือกว่า จะให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้นั้นใส่ลงในเอกสารฉบับใหม่ หรือกำหนดให้พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์เลยทันที ส่วนตัวแล้วมักจะใช้วิธีแรกมากกว่า คือ จะเก็บผลลัพธ์ไว้เพราะสามารถแก้ไขในรายละเอียดบางจุดของจดหมายในแต่ละฉบับได้
การผลิตจดหมายเวียนทำได้ดังนี้
1. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม จะปรากฎกรอบโต้ตอบการผสาน
2. กำหนดว่าจะให้เก็บผลลัพธ์ของจดหมายเวียนนี้ไปไว้ที่ใดโดยคลิกเมาส์ที่ New document (สร้างเอกสาร)
- ถ้าเลือก New document คือการเก็บที่เอกสารฉบับใหม่
- ถ้าเลือก Printer คือการสั่งพิมพ์ผลลัพธ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทันที
3. เลือกว่าจะให้ดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลใดบ้าง ดังนี้
- คลิกเมาส์เลือก all (ทั้งหมด) คือจะดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลมาทั้งหมด
- คลิกเมาส์เลือก from (จาก) คือคุณจะเป็นผู้กำหนดช่วงของการดึงข้อมูล จากนั้นคุณต้องกำหนดว่าจะดึงข้อมูลลำดับที่เท่าใดในฐานข้อมูลด้วย
4. คลิกเมาสที่ปุ่ม ผสาน (ถ้าคุณเลือก New document คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ได้ในเอกสารฉบับใหม่ทันที) ก็จะได้ผลลัพธ์ก็คือ เห็นข้อมูลของผู้รับจดหมายทั้งหมดที่จะส่งออกทางจอของคุณ

การทำจดหมายเวียนที่มีที่มีแฟ้มจดหมายและแฟ้มข้อมูลแล้ว

การรวมจดหมายเวียนเข้ากับข้อมูลสามารถทำใหม่ได้ทุกครั้งที่ต้อง ถ้ามีแฟ้มจดหมายและแฟ้มข้อมูลที่เคยสร้างด้วยโปรแกรมจดหมายเวียนอยู่แล้ว เพียงแต่เปิดแฟ้มจดหมาย ก็จะสามารถทำการรวมจดหมายในขั้นตอน ใส่เขตข้อมูลได้เลย

การพิมพ์ข้อมูลเพิ่มในแฟ้มข้อมูล

การพิมพ์ข้อมูลเพิ่มในแฟ้มข้อมูล สามารถทำได้ดังนี้

1. เปิดแฟ้มเอกสารหรือแฟ้มจดหมาย

2. คลิกคำสั่งเครื่องมือ => จดหมายเวียน

3. คลิกคำสั่งรับข้อมูล => เปิดแหล่งข้อมูล

4. เลือกแฟ้มข้อมูลที่ต้องการ

5. คลิกคำสั่ง แก้ไข

6. คลิกชื่อแฟ้มที่ปรากฎจะปรากฎกรอบโต้ตอบ ฟอร์ม ว่างขึ้นมาให้ทำการพิมพ์ข้อมุลเพิ่ม แต่ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลที่มีอยู่แล้วเดิมให้คลิกปุ่มลูกศรถอยหลัง หรือเดิมหน้าทีละระเบียน หรือเดิมหน้าไปยังระเบียนแรกของแฟ้ม หรือถอยหลังไปยังระเบียนสุดท้ายของแฟ้ม

7. คลิก คำสั่ง OK

การใส่ชื่อเขตข้อมูล

การใส่ชื่อเขตข้อมูลลงในตารางฐานข้อมูล

1. กรอกข้อมูลต่างๆ ของผู้รับโดยต้องกรอกให้ตรงกับหัวข้อที่คุณได้กำหนดไว้

2. เมื่อกรอกข้อมูลของคนแรกเรียบร้อยให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม เพิ่มใหม่ สำหรับจะกรอกข้อมูลของคนต่อไป

3. เมื่อกรอกข้อมูลครบทุกคนแล้วให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม ตกลง

การใส่ชื่อเขตข้อมูลลงเอกสาร

กำหนดตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย

1. คลิกเมาส์ในตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูลในจดหมาย

2. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม แทรกเขตข้อมูลผสาน จะปรากฎหัวข้อที่กำหนดได้ในตารางฐานข้อมูล

3. คลิกเมาส์เลือกหัวข้อ คือ จะเป็นการแทรกชื่อ หรือข้อมูลต่างๆที่เราจะเลือกใส่ จะปรากฎหัวข้อที่คุณเลือกในจดหมาย

4. ทำข้อ 2 และ 3 ซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าคุณจะกำหนดหัวข้อที่ต้องการเรียบร้อย

ทำการทดสอบผลลัพธ์การสร้างจดหมายเวียนคุณสามารถทดสอบว่าผลลัพธ์นั้นถูกต้องตามที่คุณต้องการหรือไม่ โดยจะมีเมนูในการทำงาน ดังนี้

1. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม เพื่อกำหนดให้แสดงผลลัพธ์

2. ตรวจสอบผลลัพธ์ในจดหมายฉบับแรก

3. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม สำหรับตรวจดูจดหมายฉบับต่อๆ ไป

ใส่ข้อมูลของผู้รับในจดหมาย เมื่อผลลัพธ์ที่ได้ถูกต้องเป็นที่น่าพอใจแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกำหนดสิ่งต่างๆ ลงในจดหมายเวียนของคุณ โดยคุณสามารถเลือกว่าจะให้เก็บผลลัพธ์ที่ได้นั้นใส่ลงในเอกสารฉบับใหม่ หรือกำหนดให้พิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์เลยทันที ส่วนตัวแล้วมักจะใช้วิธีแรกมากกว่า คือ จะเก็บผลลัพธ์ไว้ เพราะสามารถแก้ไขในรายละเอียดบางจุดของจดหมายในแต่ละฉบับได้ การผลิตจดหมายเวียนทำได้ ดังนี้

1. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม จะปรากฎกรอบโต้ตอบ การผสาน

2. กำหนดว่าจะให้เก็บผลลัพธ์ของจดหมายเวียนนี้ไปไว้ที่ใด โดยคลิกเมาส์ ที่ New document (สร้างเอกสาร)

- ถ้าเลือก New document คือการเก็บที่เอกสารฉบับใหม่

- ถ้าเลือก Printer คือการสั่งพิมพ์ผลลัพธ์ออกทางเครื่องพิมพ์ทันที

3. เลือกว่าจะให้ดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลใดบ้าง ดังนี้

- คลิกเมาส์ เลือก all (ทั้งหมด) คือจะดึงข้อมูลจากตารางฐานข้อมูลมาทั้งหมด

- คลิกเมาส์ เลือก from (จาก) คือ คุณจะเป็นผู้กำหนดช่วงของการดึงข้อมูล จากนั้นคุณต้องกำหนดว่าจะดึงข้อมูลลำดับที่เท่าใด ในฐานข้อมูลด้วย

4. คลิกเมาส ที่ปุ่ม ผสาน (ถ้าคุณเลือก New document คุณจะเห็นผลลัพธ์ที่ได้ในเอกสารฉบับใหม่ทันที) ก็จะได้ผลลัพธ์ก็คือ เห็นข้อมูลของผู้รับจดหมายทั้งหมดที่จะส่งออกทางจอของคุณ